การผลิตสารสนเทศจะมีขั้นตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติ ดังนี้
1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อ
เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสาร หรือด้วยคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทำได้โดยการสังเกต การสัมพันธ์ การทำแบบสอบถาม การทดสอบและการใช้แบบสำรวจ ข้อมูลที่ได้ต้องมีคุณลักษณะสำคัญ 2 ประการ คือ ตรงตามความต้องการที่กำหนดไว้ และมีความเชื่อถือได้
2. การตรวจสอบ (Verifying) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้รับจากการรวบรวมและบันทึกเอาไว้ถูกต้อง มีวิธีการตรวจสอบ 2 วิธีคือ
2.1 Verification ตรวจสอบว่าข้อมูลที่บันทึกหรือรวบรวมไว้นั้นตรงกับข้อมูลที่ปรากฏบนเอกสารต้นฉบับข้อมูลหรือไม่
2.2 Validation ตรวจสอบว่าข้อมูลนั้นสมเหตุสมผลของข้อมูลหรือมีความเป็นไปได้หรือไม่
3. การจำแนก (Classifying) กำหนดหลักการแบ่งประเภทเป็นหมวดหมู่หรือกลุ่มตามคุณสมบัติข้อมูล ในลักษณะที่เหมาะสม มีความหมายและเป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยกำหนดสิ่งที่เหมือนกันไว้ด้วยกัน
4. การจัดเรียงลำดับ (Arranging) เป็นการจัดวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลว่า จะจัดเรียงลำดับระเบียบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอย่างไร
5. การสรุป (summarizing) การจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่งกลุ่มข้อมูลและรวบยอดของแต่ละกลุ่ม เพื่อเตรียมคำนวณหาค่าดัชนีหรือสารสนเทศในขั้นต่อไป
6. การคำนวณ (calculating) เป็นการจัดการทำข้อมูลโดยอาศัยวิธีการทางคณิตศาสตร์มาจัดกระทำกับข้อมูลในรูปความสัมพันธ์กัน เพื่อให้ได้สารสนเทศตามต้องการ
7. การจัดเก็บ (Storing) จัดเก็บไว้ในสื่อต่าง ๆ ถ้าเป็นการจัดการด้วยคอมพิวเตอร์เก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลเช่น แผ่นจานแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก เป็นต้น
8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ต้องการออกจากสื่อบันทึกข้อมูล การเรียกใช้มี 2 วิธีคือ เรียกใช้เพื่อมาปรับปรุงแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน และเรียกใช้เพื่อนำข้อมูลนั้นมาใช้งานหรือเพื่อให้บริการและคำตอบแก่ผู้ใช้
9. การเผยแพร่ (Dissminating and Reproducting) คือ การเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ ทำในแบบเอกสารหรือรายงาน หรือการเสนอบนจอภาพโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ สิ่งสำคัญคือการกำหนดและออกแบบรายงานสารสนเทศที่สามารถสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น